Een zakelijke uitgave is niet automatisch volledig aftrekbaar. Het gaat erom of en in hoeverre je de kosten maakt voor je onderneming. Bewaar daarom de bonnen en facturen.
Veelvoorkomende zakelijke kosten
- Software en abonnementen: bijvoorbeeld zakelijke boekhoud- en planningssoftware.
- Website en marketing: kosten om je diensten zichtbaar te maken.
- Laptop of telefoon: voor het zakelijke gebruik. Bij apparatuur die meerdere jaren meegaat, kan afschrijven nodig zijn.
- Werkruimte en opleiding: soms aftrekbaar, maar de voorwaarden verschillen per soort kosten.
- Werkkleding: echte werkkleding of beschermende kleding kan aftrekbaar zijn; gewone kleding meestal niet.
- Zakelijke verzekeringen en boekhouder: in beginsel kosten voor je onderneming.
Wat als je iets ook privé gebruikt?
Gebruik je een telefoon bijvoorbeeld voor 70% zakelijk en 30% privé? Dan kun je doorgaans niet zomaar 100% van de kosten als zakelijk aftrekken. Houd een redelijke onderbouwing bij van het zakelijke gebruik.
Wat is niet of beperkt aftrekbaar?
- Privé-uitgaven horen niet in je zakelijke kosten.
- Verkeersboetes zijn normaal gesproken niet aftrekbaar.
- Eten, drinken en representatiekosten zijn vaak slechts onder voorwaarden of beperkt aftrekbaar.
- De btw-behandeling van kosten kan anders zijn dan de inkomstenbelastingbehandeling.
Voor ondernemers geldt in veel gevallen een bewaarplicht van 7 jaar. Voor sommige gegevens, zoals over onroerende zaken, kan een langere termijn gelden.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn nieuwe laptop in één keer aftrekken?
Dat hangt onder andere af van de aanschafprijs, het zakelijke gebruik en of het een bedrijfsmiddel is dat je over meerdere jaren moet afschrijven.
Mag ik lunchen met een klant aftrekken?
Er zijn bijzondere regels voor zakelijke maaltijden en representatiekosten. Je kunt niet automatisch de volledige kosten en btw aftrekken.
Is de rekening van mijn boekhouder aftrekbaar?
Een rekening voor je zakelijke administratie is in beginsel een zakelijke kostenpost. Voor privéonderdelen kunnen andere regels gelden.